Ó Международная Федерация Обществ Красного Креста и Красного Полумесяца. 1994
СОДЕРЖАНИЕ
Руководство по Развитию Ресурсов
Как использовать эту книгу
Об этом руководстве
Руководство: краткий обзор
Как использовать руководство
Помогите модернизировать руководство
Приложение А. Форма отчета о мероприятии
1. Что такое развитие ресурсов?
2. Девять ступеней к финансовой уверенности в своих силах
3. Каковы особенности некоммерческих организаций?
4. Насколько важны репутация и Этический Кодекс?
5. Что такое мандат на развитие ресурсов?
6. Шесть стратегических концепций для успешного маркетинга
7. Семь рычагов маркетинга для достижения лучших результатов
8. Шесть шагов, которые нужно делать лично, для эффективной работы группы по развитию ресурсов
9. Осуществление развития ресурсов
Раздел 1
Руководство Развитием Ресурсов: предпосылки для успеха
ГЛАВА 1
Планирование и составление бюджета
3. План Развития Национального Общества
4. Преимущества Плана Развития
7. Управление и использование Плана Развития
9. Что такое бюджет?
10. Процесс составления бюджета
12. Коэффициенты
13. Проблемы и стратегии их преодоления
14. Завершение составления бюджета и его использование
научиться...
Понять, что такое в целом Развитие Ресурсов
Следовать девяти шагам, ведущим к финансовой уверенности в собственных силах
Использовать шесть основных стратегических концепций для успешного маркетинга
Применять семь рычагов маркетинга для улучшения результатов
Делать шесть дел лично для создания эффективной группы по развитию ресурсов
Это введение обеспечивает основу для работы по развитию ресурсов. Оно включает:
Определение развития ресурсов.
Девять шагов на пути к финансовой уверенности в собственных силах.
Основные черты некоммерческой благотворительной организации.
Мандат на развитие ресурсов.
Шесть стратегических концепций по тому, как осуществлять маркетинг.
Семь способов улучшения результатов.
Шесть шагов к созданию успешной группы по развитию ресурсов.
Увеличение доходов организации - это действие управления. Это не результат удачи или судьбы.
Только те организации, которые разрабатывают долгосроч-ный стратегический план для роста и правильно используют маркетинг и спо-собы сбора средств, могут значительно увеличить свои ресурсы.В широком смысле, развитие ресурсов - это закладка структурного потенциала, укрепление финансовой базы и работа в достижении финансовой уверенности в своих силах.
Более конкретно, развитие ресурсов - это процесс получения ресурсов, необхо-димых Национальному Обществу. Хорошо управляемая разносторонняя программа развития ресурсов позволяет Национальному Обществу оказывать помощь наиболее нуждающимся.
4. Насколько важны репутация и Этический Кодекс?
Доверие является существенным для успешного развития ресурсов. В конце концов, люди дают вам свои деньги, чтобы вы могли помочь другим людям. Доноры не могут лично ощутить результаты вашей работы с их деньгами. Доноры должны верить, что вы разумно и эффективно используете их деньги.
Ключевые элементы доверия:
Честность и добросовестность штатных работников и добровольцев.
Использование средств в соответствии с поручениями и ожиданиями донора.
Правильное и тщательное финансовое управление.
Честность и открытость руководства.
Использование деятельности по развитию ресурсов соответственно вашему об-ществу.
Компетентность штатных работников и успех проекта.
Строгое следование Этическому Кодексу.
Обязанностью Национального Общества является поддерживать высокий этический уровень. Если имеется коалиция или ассоциация благотворительных организаций в вашей стране, то нужно поощрять участие в ней. Если имеется Кодекс этики благотворительности в вашей стране, поощряйте присоединение к нему. Если же нет тако-вых, вы могли бы возглавить разработку.
Без обеспечения достаточными ресурсами, организация не сможет оказывать адекватную помощь нуждающимся или иметь соответствующие средства для поддержания основной деятельности.
5. Что такое мандат на развитие ресурсов?
Мандат на развитие ресурсов это просто предоставление вашему Национальному Обществу возможности удовлетворить нужды ваших получателей помощи. Несколько официальных документов определяют рамки для мандата Нацио-нальных Обществ по развитию ресурсов.
Принципы и Правила сотрудничества по развитию Красного Креста и Красного Полумесяца, утвержденные Исполнительным Советом в октябре 1990 года определяют развитие как:
1) Укрепление общин и отдельных лиц, чтобы они могли жить лучше и быть менее уязвимыми, и
2) Укрепление Национальных Обществ "чтобы они могли эффективно заниматься гуманитарным мандатом Красного Креста и Красного Полумесяца".
В документе утверждается, что "действующие Национальные Общества должны всег-да стремиться к тому, чтобы программы развития выполнялись за счет собственных ресурсов в течение длительного периода времени" и чтобы "каждый план развития, поэтому, включал бы в себя компоненты по укреплению структуры Национального Общества, по обучению штатных работников и по организации правильной основы для сбора средств" {выделено ред.).
Глава 1 Планирование и составление бюджета
Чтобы деятельность выполнялась эффективно, она должна планироваться. Каждый вовлечений в деятельность должен знать ожидаемый результат, что предпринять чтобы достичь его, кто должен это сделать и в каком порядке необхо-димо это выполнять.
План создает уверенность в том, что каждый знает что делать, как и когда делать. План - это значит, что все тянут в одном направлении. Если не составить Соответствующий план, то слишком легко будет ошибиться - можно упустить сделать важный шаг или в нужное время не окажется существенно важного инструмента.
Планирование имеет большое значение, независимо от цели - построить дом, обучить группу детей чтению, определить ежегодную финансовую цель или организовать акцию по сбору средств.
Для составления хорошего плана необходимо следовать следующим шагам:
Определите возможности
Оцените ситуацию, установите приоритетные нужды и продумайте, что делать.
Подготовьте план
Проверьте альтернативы, уясните цели и выберите наиболее подходящий курс действий. Разработайте последовательность шагов, решите, как оценивать успех, затем определите, какие люди, материалы, время и средства потребуются для плана. Вовлеките людей в процесс.
Соглашайтесь с предложением
Представьте план всем вовлеченным в эту работу. Уверьтесь, что они полностью будут следовать поручениям, затем получите материал, и необходимые кадровые и финансовые ресурсы.
Воплощение
Приведите в действие план, контролируйте его выполнение и вносите изменения, если они требуются..
Оценка
Оцените результаты, продумайте ценность того, что получили и применяйте этот
опыт при следующем планировании.
Эти шаги применяются независимо от того, планируете ли вы программу, мероприя-тие по сбору средств или составляете Национальный План Развития.
Для всех видов планирования основные принципы являются одними и теми же. Сначала решите, чего хотите достичь, определите, что необходимо для достижения цели, постарайтесь сбалансировать эти два шага, а затем поставьте задачи которые нужно выполнить для достижения цели.-
Большинство Национальных Обществ имеет программу по вовлечению в члены Общества. Люди могут вступать в местное Общество Красного Креста или Красного Полумесяца для ежегодного взноса и получения информации о деятельности Общества. Некоторым достаточно просто членства, но многие хотели бы сделать больше.
Ключевыми словами являются: вовлечение и доступность. Сделайте легким способ стать членом Общества и найдите пути вовлечения людей. Члены Красного Креста и Красного Полумесяца - это активные люди, желающие не просто жертвовать, но и делать что-либо. В этом отношении деятельность внутри страны и за рубежом идет рука об руку.
Члены Общества - это всегда хороший перспективный контингент для общего сбора средств и специальных обращений. Они могут также предлагать специальные скидки на товары и услуги и давать другие преимущества Обществу!
Существует несколько аспектов членства:
Разработка "Пакета члена Общества";
Вовлечение членов;
Сохранение членов;
Сбор взносов;
Использование членских списков.
До вовлечения новых членов важно, чтобы Национальное Общество определило понятие членства, как Общество будет работать с членами в течение года, каков будет размер взноса и как он будет собираться.
У нас есть Нам нужно
Хорошей идеей является наличие информационного пакета для новых членов. Такой пакет может содержать следующее:
Приветственное письмо Генерального Секретаря;
Нагрудный знак или удостоверение члена Общества;
Буклет или брошюра о Национальном Обществе, включающая его основные цели и задачи, как оно организовано, сколько собирается средств, как они собираются и на что тратятся;
Календарь ожидаемых мероприятий;
Памятка о размере взноса и как он может быть внесен (например, наличными, по почте, через банк);
Каталог публикаций и форма заявки на публикации и любые товары Общества, как футболки, ручки или плакаты с названием, эмблемой или призывами Национального Общества;
Информацию о том, что каждый член должен ожидать получить в течение года (например, бюллетени, приглашения на конференции, информацию о специальных проектах);
Перечень видов деятельности, в которые члены могут быть вовлечены или которые они могут поддерживать;
Хотя бы одно контактное имя, адрес или телефон для тех, кто захочет получить больше информации;
Вопросник о том, как опрашиваемые узнали о программе вовлечения в члены Общества и что их побудило к этому.
Примечание: Где это возможно, лучше выдавать информационный пакет после получения взноса, в этих случаях памятка должна объяснить людям когда и как им можно будет подтвердить членство.
Вовлечение в члены Общества должно быть постоянным, даже если у вас есть специальные периоды для кампаний по членству. Распространенной причиной для невступления является "потому что никто не попросил меня".
Вы должны просить людей становиться членами и платить взносы. Недостаточно ожидать, пока люди обратятся к Национальному Обществу с просьбой о вступлении. Вовлечение членов это равная обязанность штатных работников и добровольцев Национального Общества.
Другой распространенной причиной для невступления является неуверенность вследствие имиджа Национального Общества. Членство должно идти вслед за программами. Люди будут вступать по причине деятельности Общества. Важно распространять информацию на местном языке и с учетом культурных традиций.
Мы делаем это Мы будем делать. Кто? Когда?
Существует много способов вовлечения новых членов. Попробуйте следующие:
Попросите имеющихся членов, добровольцев, доноров и штатных работников вовлечь других. Хорошей идеей может быть постановка цели. Объясните, какие преимущества получит Общество, если каждый член вовлечет одного или двух новых членов в следующем месяце. Побудительным мотивом может стать публикация результатов по стране в целом с выделением отдельных достижений.
Всегда, когда это возможно, работайте с местными средствами информации для рассказа об истории Национального Общества и вовлечения новых членов. Здесь тоже хорошей идеей может быть постановка цели.
Дайте рекламу в местные газеты в ходе кампании по вовлечению в члены Общест-ва. Зачастую газеты печатают статьи бесплатно, особенно, если это местный рассказ о деятельности местных членов Национального Общества. Если в газете имеется колонка "Письма в редакцию", она должна быть использована.
Размещайте заметки на досках объявлений, в витринах магазинов, клиниках, библиотеках или других местах, где они обращают внимание населения.
Публикуйте статьи в местных информационных бюллетенях и журналах. Хорошей идеей является делать это регулярно, так что программа вовлечения членов Национального Общества становится известной. Члены, работающие в организациях, выпускающих информационные бюллетени, часто сделают это для Национального Общества.
Раздавайте буклеты или, если вы выпускаете, газеты на мероприятиях Красного Креста и Красного Полумесяца, или на других мероприятиях или в местах, где может быть большое количество потенциальных членов.
Определяйте место для записи на мероприятиях, где может быть много потенциальных членов.
Проводите день открытых дверей или вечер, на котором люди могут оглядеться, узнать больше о Национальном Обществе и тогда предоставьте им возможность для вступления.
Постарайтесь, чтобы ваши публикации имели отрезной купон, который позволяет читателям стать членами Общества путем заполнения имени и адреса и отсылки его в Национальное Общество.
Постарайтесь, чтобы ваши публикации делали акцент на членстве, как способе поддержки деятельности Национального Общества;
Посылайте призыв вступать в члены Общества всем новым пожертвователям; Организуйте плакатную кампанию.
Сохранение членов
Вступая в Национальное Общество человек демонстрирует свою готовность к обязательствам. Поэтому возобновление членства должно быть проще, чем поиск новых членов. Правило "большого пальца"; возобновление бывшего членства обходится в два раза дешевле (в денежном выражении и по времени), чем набор нового члена.
Организации затрачивают громадное количество усилий и времени на вовлечение новых членов, но усилия по сохранению их являются недостаточными.
Всегда полезно устанавливать причины, почему индивидуумы не возобновляют членство. Выявленные причины могут показать потребность в изменениях в Национальном Обществе.
Для возобновления членства люди должны:
Быть удовлетворенными тем, что членство дает им,
Увериться, что программа Национального Общества стоящие, и
Убедиться, что их деньги и время были надлежащим способом использованы Национальным Обществом.
Мы делаем это Мы будем делать. Кто? Когда?
Существует много способов, как Национальное Общество может достичь удовлетво-ренности среди членов. Подумайте о следующем:
Посылайте членам регулярную свежую информацию о деятельности Национально- го Общества. Это может быть информационный бюллетень, выходящий раз в два месяца, ежемесячная листовка или просто письмо. Информация должна быть содержательной, понятной и сжатой, с примерами того, как программы помогают людям.
Может быть имеет смысл "привязывать" членов общества к конкретным проектам иобеспечивать их информацией и фотографиями, поясняющими как развивается проект.
Приглашайте членов знакомиться с проектами, чтобы видеть как расходуются их деньги, и для обсуждения способов приложения новых средств.
Обеспечьте, чтобы члены знали о целевых мероприятиях, планируемых Национальным Обществом и были приглашены участвовать.
Организуйте на регулярной основе местные, региональные и национальные съезды и конференции членов Общества.
Приглашайте членов на акции Красного Креста или Красного Полумесяца, учебные семинары или в лагеря Юношеского Красного Креста для того, чтобы они видели"из первых рук" повседневную деятельность Национального Общества.
Люди могут приобрести достаточный престиж, будучи членом Движения Красного Креста и Красного Полумесяца. Постарайтесь, чтобы у них был нагрудный знак или удостоверение, свидетельствующее о их членстве в Обществе. Стоимость может быть включена во вступительный взнос, или членам должна быть предоставлена возможность приобрести вышеупомянутые предметы.
Выпускайте небольшое количество товаров с наценкой, таких как футболки, ручки или канцтовары, которые доступны только членам Общества (за плату или в виде премии или поощрения, если затраты это позволяют).
Награждайте тех, кто был членом Общества определенное время, например, пять или десять лет.
Им могут вручаться специальные значки, удостоверения или маленькие сувениры. Для тех, кто является членом еще большее число лет, можно устроить специальный прием или упомянуть их в информационном бюллетене.
Проводите опрос членов, давая им возможность высказать вам свои ощущения и то, чтобы они хотели видеть в программе вовлечения и самом Национальном Обществе. Используйте результаты опроса для улучшения ваших служб и программ.
Сделайте максимально легким способ уплаты взносов. Иногда полезно выпустить листовку, разъясняющую возможные способы. Где это возможно, приглашайте членов поручать регулярный взнос своему банку, так что дальнейшие взносы будут поступать автоматически.
Какими бы способами каждое Национальное Общество не организовывало сбор взносов, они должны быть:
Приемлемыми для членов Общества;
Эффективными для Национального Общества.
Национальные Общества должны применять методы, подходящие в сложившихся обстоятельствах. Если членам доставляемая регулярный информационный бюллетень, его распространитель может быть уполномочен осуществлять сбор взносов. Некоторые Национальные Общества нашли выгодным назначать местных добровольцев секретарями по членству, которые посещают членов для сборов взносов, в то время, как другие общества предпочитают письменные напоминания своим членам о необходимости уплаты взносов.
В некоторых случаях, доноров просят о многолетнем или пожизненном членстве.
Членский взнос должен быть разработан по скользящей шкале. Никто не должен уклоняться от уплаты членских взносов из-за невозможности уплаты. Должна быть разработана система, при которой члены могут увеличить размер своего взноса путем выполнения какой-либо добровольной работы.
Членские списки (включая списки бывших членов) являются очень ценными для Национального Общества. Эти списки обеспечивают имена и адреса людей, которые уже проявили интерес к поддержке работы и поэтому более вероятно склонны к отклику на новые обращения о помощи. Для небольших Национальных Обществ эти списки могут вестись вручную. Для больших Обществ компьютерная система позволит вам сделать более легким способ обновления этих листков.
Примечание: Если некоторые члены не могут получать почтовые отправления вследствие ограничений почтовой службы, записи о членах должны отражать это.
Посещать мероприятия для спонсоров;
Вносить средства на приоритетные проекты;
Дарить имущество (например, одеяла в случае бедствия);
Принимать участие в национальных мероприятиях по сбору средств (например,помогать в сборе средств на улицах и при обходе домов);
Организовывать местную акцию (например, попросить членов организовать продажу ношеных вещей раз в год, может быть одновременно с неделей национального Красного Креста или Красного Полумесяца).
Участвовать в различных программах услуг, например учебных курсах, пропаганда донорства крови);
Помогать в подготовке помощи при бедствии.
Важно, чтобы когда членам предлагали жертвовать больше, это проводилось в организованным и плановым способом. Они не должны получать больше одной просьбы по одному и тому же поводу, или получать различные просьбы в относительно короткий промежуток времени. Отметьте, к примеру в информационном бюллетене, что члены внесли свой вклад данными "дополнительными" путями.
Членские записи должны отражать на какие просьбы люди откликались в прошлом и что было неудачным. Это поможет сделать будущие обращения более эффективными.
Для предложений по членству смотри:
Приложение F о письмах-обращениях;
Главу 7 о мероприятиях;
Главу 13 о добровольцах.
Почтовые обращения являются основным средством вовлечения и возобнов-ления доноров. Посредством почтовых отправлений вы можете привлекать новых доноров, благодарить доноров, информировать доноров, поощрять доно-ров, просить повторных и увеличенных пожертвований и делать другие предложения по вовлечению и поддержке. Использование писем является идеальным для проверки различных предложений, посланий и уровней жертвования.
Легко вызывать отклики посредством налаживания механизмов ответа.
Существенно важно планировать почтовые обращения в течение года. Этот план должен включать как почтовые обращения, направленные на вовлечение новых имен в базу данных по донорам, так и обращения, направленные на сохранение и повышение существующих доноров. Например, через 6-8 недель после каждого обращения к имеющимся донорам, тем кто не ответил, должно быть послано напоминание-Многие организации находят, что одно крупное обращение весной, одно - летом и одно - к концу года (все с работой с теми, кто не ответил) дают хорошие результаты.
До тех пор, пока не установится список известных спонсоров, отклик будет низким. В самом деле, когда письма направляются новому списку лиц для того, чтобы видеть, кто откликнется (иногда этот список называют "перспективным"), мероприятие будет считаться удачным, если оно покрывает расходы. Преимущества перспективного поиска в том, что вы создаете список лиц, которые откликнулись (и которые наиболее вероятно откликнутся вновь). Когда этот лист создан, он может удачно использоваться различными способами;
Для направления будущих обращений, обычно с хорошим откликом, так как спонсоры известны;
Для развития осведомленности у широкой массы населения о Национальном Обществе и в частности для предоставления большей информации тем, кто, вероятно, наиболее заинтересован в ней;
Для поиска участников соответствующих программ услуг и подготовки к бедствиям;
Для убеждения индивидуумов о том, что они играют важнейшую часть в помощи Национальному Обществу и таким образом побудить их к продолжительной поддержке.
В этом разделе мы опишем:
Процесс почтовых обращений;
Обновление базы данных по донорам;
Управление базой данных по донорам;
Пакет с обращением.
Процесс почтового обращенияСуществует семь основных шагов для осуществления почтового обращения. Лучшим является начинать с простого и усложнять по мере продвижения вперед.
Создать базу данных по донорам;
Планировать программу почтовых обращений;
Подготовить обращение и послать пакет с ним;
Получить ответы и провести соответствующие процедуры с денеж-ными средствами;
Направить квитанцию и письмо-подтверждение донору;
Обновить базу данных;
Провести анализ результатов.
Создать базу данных по донорам со списком имен и адресов лиц, которые в прошлом поддерживали Национальное Общество.
Информация в базе данных по донорам в идеале включает;
Полное имя и звание;
Адрес (домашний и рабочий, если это приемлемо);
Номера телефонов (домашний и рабочий);
Даты направления обращений;
Данные по обращениям, на которые донор откликнулся;
Данные по обращениям, на которые донор не откликнулся;
Какие суммы донор давал на каждое Обращение;
Каким способом донор вносил деньги.
Дополнительно следующая информация может быть полезной Обществам с комплексными программами почтовых обращений:
Дата рождения;
Профессия;
Семейное положение;
Уровень образования;
Другие поддерживаемые организации;
Образ жизни;
Другие интересы.
Планируйте программу почтовых обращений, принимая во внимание.
Потребности Национального Общества (для чего нужны средства);
Тактику для побуждения доноров жертвовать снова и увеличивать пожертвования;
Профиль базы доноров (какие доноры должны получать письма-обращения и когда);
Национальные мероприятия, которые могут помочь в почтовых обращениях
(например, Национальная неделя Красного Креста или Красного Полумесяца , религиозный праздник или национальный праздник).Составьте обращение и пошлите пакет с ним в запланированное время. Посылайте варианты соответствующим группам и категориям по вашей базе данных.
Получите ответы и проведите соответствующую процедуру с денежными средствами, включая внесение денег на счет настолько быстро, насколько это возможно и выпишите квитанцию. (Смотри Главу 2: Управление финансами для более подробных деталей).
Направьте квитанцию и письмо-подтверждение донору. Для будущих взаимоотношений важно, чтобы это было сделано эффективно и быстро.
Обновите базу данных. Информация всегда должна быть точной, насколько это возможно.
Анализируйте результаты, чтобы иметь возможность улучшать обращения в будущем.
Идеи по составлению базы доноров включают следующее:
Попробуйте послать письма работавшим в прошлом и в настоящем добровольцам,членам Общества, донорам крови и посещавшим курсы. Нацеливайте данные письма на предыдущее вовлечение в деятельность Красного Креста или Красного Полумесяца. Отмечайте, какие группы откликаются лучше, чтобы расширить удачные группы. Менее удачные группы или могут быть отложены, или обращение к ним должно осуществляться другим способом.
Проводите изучение профиля существующих доноров Национального Общества (смотри Главу 5: Имидж, связи с общественностью и Маркетинг для более подробной информации о том, как это сделать). Принимайте во внимание возраст, доход, пол, семейное положение, уровень образования и владение собственностью. Затем отбирайте списки сфер, содержащих лиц, наиболее отвечающих данному профилю.
Заимствуйте списки лиц, жертвующих другим организациям, или людей, известных своими откликами на почтовые обращения. Обработка данных списков может показаться дорогостоящей, но результаты чаще оправдывают расходы. Если лица из заимствованных списков откликаются, они должны быть добавлены к списку спонсоров Национального Общества.
Обменивайтесь списками с другими организациями. Национальное Общество может дать список 5000 доноров {или бывших доноров) в обмен на подобный лист другой организации.
Размещайте рекламные обращения в газетах и журналах. Имена и адреса тех, кто откликнулся, добавляйте в базу данных по донорам.
Собирайте имена и адреса тех, кто посещает мероприятия или поддерживает деятельность Национального Общества, учебные дни и конференции.
Добавляйте имена друзей, членов семьи и деловых партнеров штатных работников и добровольцев в списки. Давайте им отпечатанные формы для этих целей.
Всегда получайте имя и адрес донора, впервые пожертвовавшего в чрезвычайной ситуации и добавляйте его в базу данных по донорам.
Всегда, когда возможно, узнавайте имена и адреса доноров, дающих деньги при сборах, и добавляйте их в базу данных по донорам.
Пример:
Красный Крест Фиджи добавил список доноров, пожертвовавших на помощь жертвам циклона, к своему файлу по донорам.
Обновление базы данных по донорам
Для того, чтобы направлять верные обращения в нужное время важно, чтобы база данных по донорам хорошо управлялась и поддерживалась. Это означает следующее:
Записи должны своевременно корректироваться. Новая информация должна вноситься как можно быстрее после ее получения, Имена умерших доноров должны удаляться. Доноры, поменявшие адрес, должны находиться и их адреса должны обновляться. Имена должны быть написаны правильно.
Доноры, которые не отвечают после многочисленных обращений, должны быть удалены из основной базы данных, но информация должна храниться для одной последней попытки обращения при крупном бедствии или для обмена информацией с другой организацией.
Реестр доноров должен быть разбит на группы по уровням жертвования и частоте.
Это дает возможность целенаправленно посылать будущие обращения, запрашивая пожертвование необходимого уровня и посылая обращения с разумной частотой.Донорам с конкретными характеристиками должен быть присвоен код, позволяющий сделать выборку при подготовке обращения, нацеленного на данный код. Например, обращения могут направляться женщинам, донорам, откликнувшимся на экстренное обращение, или другим выделяемым группам.
Одним из основных преимуществ почтового обращения является то, что по мере накопления соответствующих записей, становится относительно просто пробовать различные подходы и анализировать результаты конкретных обращений для установления какие методы эффективны по отношению к каким людям. Будущие обращения могут быть соответственно дополнены и изменены. Освобождается время для действий. Время, затраченное на осуществление вышеизложенного, является весьма ресурсосберегающим при долгосрочной программе.
Программы компьютерного обеспечения могут хранить записи о каждом доноре, включая:
Обращения, на которые откликнулись (и те, на которые нет);
Пожертвованные суммы;
Даты пожертвований.
Можно хранить также информацию об успехе каждого обращения, включая:
Количество направленный писем;
Количество откликов;
Ценность пожертвований;
Информацию о принципах составления списка (например, конкретная территория- доноры, которые пожертвовали больше, чем в прошлом и пр.).
Если Национальное Общество не использует компьютерные программы для этой работы, тем не менее по донорам должно собираться столько информации, сколько это возможно. Национальное Общество может принять решение, что будет лучше нанять стороннее агентство для осуществления программы почтовых обращений.
Управление базой данных по донорам
Информация по донорам должна показывать следующее:
Новизну пожертвований;
Частоту пожертвований;
Уровень пожертвований;
Длительность пожертвований.
Новизна пожертвований
Когда доноры жертвовали последний раз? Являются ли они текущими донорами (которые определяются как доноры, жертвовавшие что-либо в течение последних 12-18 месяцев) или они отошли от Общества? Важно стараться сохранять доноров теку-щими, поэтому старайтесь часто писать им, пока они снова не откликнутся.
Частота пожертвований
Сколько раз жертвует каждый донор? Те, кто дает пожертвования раз в год или чаще, должны быть отнесены к регулярным донорам. Они могут хорошо откликнуться на просьбы о больших пожертвованиях, или на личное обращение по поводу плановых пожертвований.
Уровень пожертвований
Какую сумму донор жертвовал в ответ на прошлые обращения? Подберите для каждого донора удобные пределы. Это та сумма, которую донору удобно жертвовать. Если лиц, которые обычно жертвуют по $10, просят пожертвовать $100, то они могут посчитать, что их меньший дар не ценится, в то время как, если у них попросить $10-20, они наиболее вероятно дадут эту сумму, или даже немного большую.
Длительность пожертвований
Доноры, осуществляющие пожертвования в течение длительного периода времени, могут быть целью специального обращения, отмечающего тот длительный период времени, в течение которого они поддерживали Общество. Они являются хорошей перспективой для личных обращений по поводу планируемых,пожертвований.
Изучая и анализируя данные по донорам, Национальное Общество имеет возможность установит> наилучший подход к донорам - обращаясь за соответствующими суммами в соответствующее время и приводя соответствующие причины. Осуществляемые таким образом почтовые обращения будут нарастать все более эффективно.
Что вы должны знать о донорах:
Новизна
Частота
Уровень
Длительность
Пакет с обращением
Пакет с почтовым обращением состоит из:
конверта;
письма-обращения и материалов;
бланка для ответа и конверта для него.
Конверт
Конверт должен быть достаточно интересным, чтобы людям захотелось открыть его. Подумайте о следующем:
Используйте фотографии, рисунки или графику; включите символ Красного Креста или Красного Полумесяца; используйте настоящие почтовые марки;
поместите на конверт призыв или описание содержимого, например: "Десять советов по безопасности семьи прилагаются".Убедитесь, что имена, адреса и звания правильны и полны. Чем более точно адресован конверт, тем больше вероятности, что его вскроют.
Письмо-обращение и материалы
Во многих странах большинство некоммерческих организаций использует письма-обращения для сбора средств, поэтому у потенциальных доноров есть выбор, кого поддержать.
- Письмо-обращение и прилагаемые материалы должны отличаться от других материалов, так чтобы доноры и потенциальные доноры склонялись к пожертвованию.
Хорошее письмо-обращение должно:
Объяснять суть дела просто и кратко;
Четко преподносить, что это обращение о пожертвовании. Предложите несколько подходящих сумм и приведите примеры, чему эти пожертвования будут способствовать.
Стараться, чтобы основные пункты были приведены в письме в начале. Часто прочитывают только два первых абзаца. Если они не привлекли внимания, остальной текст может быть не прочитан.
Иметь краткие предложения. Длинные сложные предложения затрудняют чтение письма.
Подчеркивать потребность таким образом, чтобы читатель понял ее и проникся к ней сочувствием.
Делать акцент на положительном изменении, которое принесет любое пожертвование и объяснять, как оно будет использовано.
Стараться связать обращение со специальным поводом или мероприятием (например, месячник Красного Креста или Красного Полумесяца). Это поможет ему в оказываемом влиянии.
Ясно объяснять, как сделать пожертвование.
Благодарить читателя заранее за их ожидаемую поддержку.
Включать постскриптум (P.S.) в конце письма. Поскольку P.S. выделяется, люди, бегло проглядывающие письмо, часто читают постскриптум в конце его.
При использовании более сложного компьютерного оборудования, стараться адресовать письмо конкретному лицу, а не "Дорогому читателю". Если возможно, включите имя и в сам текст письма.
Всегда полезно посылать с письмом дополнительные материалы. Это могут быть фотографии о проекте, для которого направляется обращение, или иллюстрация того, как суммы, упомянутые в письме, будут способствовать успеху проекта.
Два примера:
Кусок пластика направлялся потенциальному донору, чтобы глядя сквозь него, он мог почувствовать что значит страдать катарактой.
Нарукавная повязка, часть которой была красная и часть зеленая, демонстрировала потенциальным донорам как измерять степень недоедания у детей.
Не посылайте много. Если будет много материалов, читатель почувствует себя заваленным и бросит чтение, не дойдя до важных абзацев.
Бланк для ответа и конверт для него
Бланк для ответа должен прилагаться к письму. Это может быть как отрывной купон в конце письма, так и отдельный листок. В любом случае он должен включать следующую информацию:
Адрес, по которому следует направить пожертвование;
Кому выписать чек и подробности других форм оплаты;
Имя и адрес донора (если возможно, напечатанное заранее);
Некоторые знаки, определяющие на какое обращение откликается донор (код про-
екта или номер ссылки);
Шкала предлагаемых сумм для пожертвования и свободное место для того, чтобы донор мог указать направляемую им сумму. Предлагаемые суммы должны включать варианты даров, упомянутые в письме.
Там где это допускается условиями почтовой службы, хорошей идеей также является прикладывать оплаченный конверт с обратным собственным адресом. Или приложите конверт с обратным собственным адресом. Это облегчит способ пожертвования для донора и увеличит число откликов.
Что значит готовить почтовые обращения:
Планировать
Пробовать
Вести записи
Анализировать
Приложение К: Как извлекать средства из специальных мероприятий
Приложение L: Проверочный лист организатора мероприятия
Приложение М: Идеи по проведению мероприятий
Глава 8 Компании и акционерные общества
1. Сбор средств у корпораций
2. Какие выгоды получают корпорации, поддерживая Национальное Общество
3. Оценка уместности и осуществимости сбора средств у корпораций
4. Разработка подхода к корпорациям
5. Осуществление обращения
6. Способы оказания помощи Национальному Обществу корпорациями
7. Распоряжение пожертвованиями от корпораций
Приложение О: Использование эмблемы (публикация) Приложение Р: Примеры
1. Получение доходов
2. Нововведения, риск и умение заниматься бизнесом
3. Основные виды предпринимательской деятельности
4. Сопутствующая коммерческая деятельность
5. Финансовая деятельность
Приложение Q: Игры удачи
Приложение R: Возможности торговли
Приложение S: Развитие финансов через перекупку долгов
Приложение Т: Примеры
Глава 10 Движение Красного Креста и Красного Полумесяца
1. Введение
2. Сотрудничество Национального Общества
3. Источники финансирования развития Секретариатом Федерации
4. Финансирование операций по оказанию помощи
5. Международный Комитет Красного Креста (МККК)
1. Введение
2. Источники финансирования фантов
3. Способы поиска возможных источников
4. Изучение проекта
5. Разработка Предложения
6. Представление Предложения для финансирования
7.
Приложение U : Грантмейкер: Профиль и Формы
Приложение V : "Советы, ищущим фанты"
Приложение W: Примеры
Глава 12 Финансирование крупных капиталовложений
1. Крупные капиталовложения
2. Нужны ли крупные капиталовложения?
3. Подготовка кампании по крупным капиталовложениям
4. Установление контактов с основными донорами
5. Стадия завершения кампании
Глава 13 Добровольцы: обязательное условие
1. Введение
2.Возможности для добровольцев
3.Набор добровольцев
4.Поддержка добровольцев
5.Обучение добровольцев
6.Связь с добровольцами
7.Поощрение добровольцев
8.Ответственность добровольцев
Источники материалов
1. Различные публикации
2. Справочники
3. Каталоги
4. Периодика
Об этом руководстве
Данное руководство и прилагаемые к нему учебные материалы были разработаны Программой Международной Федерации.по Развитию Ресурсов в консультации с Национальными Обществами.
Финансовая поддержка проекта осуществлялась Агентством США по Международному Развитию а рамках Соглашения OTR-0158-A-Q0-0082-00, а также: -
- Американским Красным Крестом
- Британским Красным Крестом
- Финским Красным Крестом
-Японским Красным Крестом
Цель руководства - снабдить Национальные Общества и их районные и территориальные подразделения советами и рекомендациями по улучшению развития ресурсов в тех различных культурных, социальных и экономических условиях, в которых они действуют.
Руководство задумывалось как полезное вам. По необходимости оно будет пересматриваться и перерабатываться с учетом требований времени, опираясь на опыт и предложения от вас и других Национальных Обществ.
Руководство: краткий обзор
Руководство состоит из двух разделов:
Раздел 1:
Управление развитием ресурсов:
Предпосылки для успеха.
В этом разделе излагается то, что необходимо осуществить для того, чтобы Программа Развития Ресурсов была успешной. Он предназначается в первую очередь для использования руководителями старшего эвена и лидерами добровольцев Национальных Обществ, региональными делегациями и делегатами в странах, и ответственными работниками Секретариата Международной Федерации.
(продолжение следует)
По техническим причинам материалы пособия будут выходить частями, по мере подготовки электронных материалов.
Заранее просим извинить за возможные неудобства.